Je kent ze wel, van die onaardige mailtjes die bij je binnenkomen. Soms zelfs zonder aanhef. ‘Graag opvolgen’ of: ‘Is de planning al klaar?’, met daaronder de automatische handtekening of in het ergste geval helemaal niets. Ik heb er een hekel aan. Stel je voor dat je IRL zo zou worden aangesproken. Onaangenaam toch?
Via e-mail is dat niet anders. Hanteer daarom voor e-mail deze gouden regel: Gebruik altijd een sociale begin- en eindzin. Net zoals je dat zou doen als je iemand persoonlijk zou aanspreken. Ze fungeren als sociale smeerolie. En ertussenin kun je de kern kwijt van dat wat je wilde zeggen, vragen of bespreken.
Hoeft niks spannends te zijn, een ‘Hoe was je weekend?’ of ‘Hoe gaat het met je?’, kan al volstaan. Ken je iemand iets beter, wees dan iets specifieker. ‘Was het leuk in Rotterdam dit weekend?’ Idem voor de afsluiting: ‘Kun je hier mee uit de voeten?’ of ‘Heb je zo voldoende informatie?’ zijn voorbeelden. Je e-mailtje verandert erdoor van een zakelijk nogal plompe mail in een respectvolle zakelijke mail.
Voor mij is het overigens geen trucje. Het gaat moeiteloos, vanuit oprechte interesse in de ander. Maar zit dat wat minder in je, houd deze gouden regel dan in gedachten en pas ‘m toe. Schrijf rustig eerst op wat je op je hart hebt. En voeg er dan nog een fijne begin- en eindzin aan toe. Oefening baart kunst en je zult zien dat je contacten veel prettiger verlopen. Op alle fronten.
Succes!